L’onboarding est une phase délicate dans le cycle de vie d’un collaborateur. Arriver dans une nouvelle entreprise et se retrouver face à l’inconnu n’est jamais simple. Nouveaux collègues, nouveaux produits, nouveaux process : difficile de ne pas avoir d’appréhension ! Cette première impression est décisive. En effet, selon une infographie de Go2NextLevels « 86% des collaborateurs prennent la décision de quitter ou de rester durablement dans l’entreprise dans les six premiers mois suivant leur embauche. » Pourtant, de nombreuses entreprises n’ont toujours pas adopté de processus d’onboarding. Windoo a sélectionné pour vous 3 entreprises innovantes en termes d’onboarding !

Twitter et le "Yes to Desk"

L’onboarding développé par le réseaux social à succès est pour le moins complet. En effet, Twitter a mis en place le “Yes to desk” : un processus d’onboarding en 75 étapes qui se tient entre le “oui” du futur collaborateur et le moment où celui-ci s’installe à son bureau au sein de l’entreprise. Le souhait de Twitter est d’intégrer le collaborateur avant même sa prise de poste en lui transmettant la culture d’entreprise.

Aussi, la création de l’adresse mail est prise en charge avant même que l’employé ne soit arrivé. Il reçoit ainsi un PDF lui expliquant à quoi s’attendre le premier jour. La peur de l’inconnu est dès lors effacée ou du moins atténuée : aucune surprise au programme excepté un t-shirt et une bouteille de vin qui sont remis à la nouvelle recrue en cadeaux de bienvenue.

Le premier jour permet au collaborateur de se familiariser avec l’entreprise. La visite des bureaux est suivie d’un récapitulatif de l’histoire de Twitter. Le salarié est ensuite mis au courant des projets actuels et est formé à l’utilisation des différents outils qui lui seront utiles dans son travail.

L’onboarding de Twitter s’étend sur les 5 semaines qui suivent l’arrivée du nouveau collaborateur. Pendant ces 5 semaines un “Office Hour” de 30 minutes chaque vendredi permet aux onboardés de rencontrer les équipes de manière informelle afin de créer du lien au sein de l’entreprise.

L’Oréal et “Fit Culture”

L’Oréal est un géant de l’industrie des cosmétiques qui compte aujourd’hui plus de 80 000 employés. La phase d’onboarding est le moment clé pour transmettre à l’arrivant les valeurs de la société et son positionnement : sa culture d’entreprise. Et chaque année, ce sont pas moins de 10 000 nouvelles recrues qui rejoignent les rangs de L’Oréal et tentent de s’imprégner d’une culture d’entreprise construite à travers plus de 100 ans d’existence. Afin de faciliter l’intégration de ses collaborateurs et de leur permettre une adaptation rapide, L’Oréal a développé une application mobile nommée “Culture Fit” disponible en 11 langues (dont l’anglais, le français, l’espagnol, l’arabe, ou encore le mandarin) et ce dans plus de 30 pays à travers le monde.

Selon Laurent Reich, Directeur International Learning Practice, le but de cet outil « est de faire évoluer nos pratiques d’intégration et de donner à chacun dès leur arrivée, les clés pour réussir dans le respect de nos valeurs de multiculturalisme, diversité et d’inclusion ».

Le fonctionnement de l’application est simple. L’utilisateur a à sa disposition des vidéos, témoignages de collaborateurs, quizz et même des missions à mener IRL au sein de l’entreprise. L’application est conçue pour pour être utilisée durant le premier mois suivant l’arrivée de la nouvelle recrue à raison de 5 à 10 minutes par jour. Tout au long de leur avancée, les utilisateurs découvrent ainsi des “Insider Secrets” (anecdotes, faits marquants) qui leur permettent de devenir des #CultureGurus et ainsi de connaître l’entreprise dans les moindres détails.

Il va de soi qu’une application ne remplace pas un accompagnement humain mais L’Oréal a su prouver qu’un outil digital pouvait être un complément très efficace pour l’onboarding d’un nouveau collaborateur.

Valve et son livret d’onboarding

Valve est une société américaine de développement de jeux vidéos. Créée en 1998, l’entreprise compte aujourd’hui environ 360 salariés et connaît un franc succès auprès du public. En 2012, la firme a décidé de développer son processus d’onboarding en publiant un livret à destination des nouvelles recrues. Les 55 pages de ce livret décrivent en détails les principaux axes de l’onboarding et permettent au collaborateur de disposer des informations essentielles pour débuter à son poste dans de bonnes conditions. Le livret aborde des thèmes profond de manière humoristique tels que “What if I screw up ?” (Et si je me plante ?) mais le collaborateur ne perd pas de vue l’aspect didactique du manuel grâce à de nombreux passages sur les différents process de l’entreprise.

L’accent est mis sur l’importance d’un recrutement qualitatif qui est d’ailleurs décrit comme la tâche la plus difficile que l’on peut rencontrer au sein de Valve. Il ne suffit dès lors pas d’être performant dans son travail mais d’être capable de faire avancer l’entreprise sur la voie de l’innovation. En effet, Valve pratique le “Flat management”. En d’autres termes, oubliez la hiérarchie pyramidale : chacun est un rouage du mécanisme et peut choisir par lui même sur quel projet il va travailler. Aucun ordre en vue ; chacun doit s’atteler aux tâches qui lui correspondent et dans lesquelles il sera, logiquement, le plus efficace.

Valve: Handbook for new employees, 2012