La rentrée est le moment idéal pour renforcer l'engagement de vos collaborateurs et créer une dynamique de groupe efficace ! C'est également un moyen de fidéliser vos clients actuels et d’attirer ceux de demain en faisant briller votre marque employeur.  Mais vous est-il déjà arrivé de vous rendre à une soirée d’entreprise catastrophique ? Cette sensation, oscillant entre le malaise honteux quand il s’agit de votre entreprise et la compassion tragique quand ce n’est pas le cas, vous est familière ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul ! Voici les clés pour vous permettre d’organiser votre soirée le cœur léger.

1/ Établir une stratégie de communication efficace en amont et en aval

S’il y a bien un aspect à ne pas négliger pour réussir votre soirée d’entreprise, c’est la communication ! Vous aurez beau avoir fait spécialement venir pour l’occasion des cracheurs de feu et des dresseurs de tigres, vous n’entrerez jamais dans les annales si personne n’est là pour les voir.

Il est donc absolument essentiel de peaufiner sa stratégie de communication pour qu’il y ait suffisamment de participants. Envoyer les invitations trop tard ou trop tôt, sans faire de rappel, est une erreur malheureusement trop courante. La période de la rentrée est plus délicate encore car les collaborateurs reviennent tout juste de vacances et peuvent avoir oublié votre événement. Il n’y a rien de pire qu’une soirée où les organisateurs sont plus nombreux que les invités ! Mais aussi, la communication doit permettre d’attirer vos invités. Être au courant est une chose, avoir envie de se déplacer en est une autre ! C’est une réelle opération marketing qu’il faut déployer afin de susciter l’intérêt. Pour cela, vous pouvez miser sur plusieurs aspects. Les arguments ne manquent pas, mais parmi eux on peut citer : la possibilité de développer son réseau professionnel en comptant sur la présence de professionnels qualifiés dans divers milieu, l’organisation d’activités originales qui vous feront sortir du lot ou encore la bonne ambiance qui est votre marque de fabrique.

N'oubliez pas de remercier les participants après la soirée. Cette petite attention ne passera pas inaperçue et permettra d'ancrer votre soirée dans le temps !

Vous devez également travailler sur le ton que vous allez employer pour votre communication. N’oubliez pas qu’une soirée d’entreprise est synonyme de convivialité. Ne soyez donc pas trop formel dans votre approche ! Un petit peu d’humour et de bonne humeur ne fera que jouer en votre faveur à condition de ne pas en faire trop et de respecter la culture de votre entreprise.

2/ Choisir le lieu

Le lieu est essentiel dans l’organisation de votre soirée. Il va conditionner les activités qui s’y dérouleront et devenir un excellent argument marketing si vous savez le mettre en valeur. Et la bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin de louer une péniche ou un rooftop en plein cœur de Paris pour motiver vos invités ! Tout réside encore une fois dans la communication. Vous pouvez mettre en avant un lieu original et attractif ou tout simplement organiser la soirée dans vos locaux, « là où tout a commencé » et mettre en place un storytelling efficace orienté autour de la convivialité et de l’esprit de famille de l’entreprise.

Le tout est d’avoir une vision globale de la soirée que vous voulez organiser et de fixer des objectifs en amont. Mais avant de faire des choix, il vous faudra définir une ambiance. Souhaitez-vous créer une atmosphère plutôt festive ou professionnelle ? Dans quel but réalisez-vous votre soirée ? Elle peut être un moyen d’annoncer un nouveau projet, de remercier et de fidéliser vos clients ou encore d’attirer des clients potentiels ! Le lieu implique une symbolique forte et c’est pour cette raison qu’il ne doit pas être négligé.

3/ S’assurer d’un buffet qualitatif  

Il faut regarder la vérité en face : le buffet sera sans doute à l’origine de la présence de certains invités. Aussi triste que cela puisse être, ceci montre l’importance d’un buffet réussi ! Et avouons qu’il est difficile de profiter avec le ventre vide. Pour préparer un repas idéal, il est nécessaire de garder à l’esprit que les goûts des invités seront variés ; il vous faut donc proposer suffisamment d’alternatives pour satisfaire tout le monde, ou du moins une grande majorité de vos convives. N’oubliez pas de proposer des plats végétariens ainsi que des plats végans : de plus en plus de personnes ont modifié leurs habitudes alimentaires et ne consomment plus aucun produit issu de l’exploitation animale.

En ce qui concerne l’alcool, essayez encore une fois de proposer des boissons variées. Le mojito et le punch restent des grands classiques : simples à préparer et appréciés par un grand nombre de personnes. Veillez cependant à ce que les degrés d’alcool ne soient pas trop élevés : rien de pire que des invités trop alcoolisés à une soirée d’entreprise. Si l'organisation devient trop complexe, ou que vous souhaitez un service professionnel, vous pouvez toujours faire appel à un barman qui se chargera de ravir vos convives. Et dans le cas où vous auriez envie de sortir des sentiers battus avec des boissons healthy, le bar à smoothie se présente comme l'activité idéale !

4/ Mettre en place une (ou des) activité(s) inoubliable(s)

Mais pour organiser une soirée qui marque les esprits, il ne suffit pas de réunir des gens autour d’un buffet dans un lieu sympathique. En effet, c’est le lot de la majorité des soirées d’entreprise ! La clé est d’organiser une ou des activités originales qui vous permettront de vous démarquer. Parmi les activités à la mode, on trouve par exemple l’installation de bornes photo : un excellent moyen de passer un bon moment et de repartir avec un souvenir de la soirée. Mais ne désespérez pas, si vous souhaitez quelque chose d’encore plus original ; nous avons des idées ! Cependant, les activités vont dépendre de la place dont vous disposez ainsi que de votre budget. La tendance du moment se porte sur la réalisation de jeux d'extérieurs tels que la pétanque et le Mölkky, mais en intérieur. Organiser une partie dans les locaux fera de vous la star des soirées en entreprise ! Sinon, pourquoi ne pas réanimer les souvenirs de vos invités en installant des bornes d'arcades dans vos bureaux ? L'effet est garanti. Si vous manquez de place pour ce type d'activités, rien ne vous empêche de faire venir un magicien pour un spectacle privé ! Les possibilités sont nombreuses : à vous de définir vos objectifs et de sélectionner les meilleures activités afin de les remplir, tout en respectant votre culture d'entreprise.

Cependant, une chose est sûre : il vous faudra de la musique ! A vous de voir si vous souhaitez en faire une activité à part entière. Inviter des musiciens professionnels pour un blind test est une option à envisager. Dans le cas contraire, une animation musicale avec un DJ saura créer une ambiance festive et répondra à vos attentes !

5/ Faire un planning

Enfin, le dernier aspect, et qui n’est pourtant pas des moindre, est de préparer un planning pour la soirée. Il est essentiel d’éviter les moments de creux durant la soirée et de permettre aux invités d’y trouver leur compte. En effet, si certains de vos convives seront présents pour passer un bon moment, d’autres auront fait le déplacement pour faire des rencontres professionnelles, du networking. Dès lors, un excellent moyen de faire une soirée réussie est de combiner différents moments pour répondre aux attentes de vos invités !

Ainsi, notre conseil est de commencer la soirée avec un apéritif afin de laisser aux invités le temps de faire connaissance et de développer leur réseau. Bien entendu, ce n'est qu'une étape avant que la musique s'emballe et que les esprits s’animent ! A vous de jouer !